• Met het decreet leersteun van 5 mei 2023 is de mogelijkheid gecreëerd voor scholen voor buitengewoon basisonderwijs om een vestigingsplaats op te richten op de campus van een school voor gewoon basisonderwijs die niet in dezelfde of aangrenzende gemeente ligt van de administratieve vestigingsplaats van de school voor buitengewoon basisonderwijs.
• Naar aanleiding van het decreet leersteun werd ook de terminologie rond verslagen aangepast.

1. Basisprincipes

De reglementering over de programmatie, rationalisatie en behoud is van toepassing op de gefinancierde en gesubsidieerde scholen.

1.1. Bevolkingsdichtheid

De programmatie-, rationalisatie- en behoudsnormen voor scholen, types en vestigingsplaatsen zijn afhankelijk van de bevolkingsdichtheid van de gemeente. Er wordt gewerkt met twee categorieën: de normen die gelden voor gemeenten met 75 inwoners en méér per km² en de normen voor gemeenten met minder dan 75 inwoners per km².

Zie bijlage 1: overzicht bevolkingsdichtheid van de gemeenten.

In het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zijn de gehanteerde programmatie-, rationalisatie- en behoudsnormen voor scholen, types en vestigingsplaatsen deze die gelden voor gemeenten met minder dan 75 inwoners per km².

1.2. Teldag

De teldag geldt steeds voor de hele school. Een school die op de teldag een pedagogische studiedag of een facultatieve verlofdag inricht, telt toch op de voorziene teldag.

De teldag voor de programmatie is de eerste schooldag van oktober van het lopende schooljaar.

De teldag voor de rationalisatie is de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar.

Afwijkend is de teldag voor de rationalisatie de eerste schooldag van oktober van het lopende schooljaar:

• voor scholen betrokken bij een herstructurering (zie punt 5);
• voor scholen die door een beslissing van de regering moeten afbouwen.

1.3. Telperiode

Voor type 5 geldt de maand september als telperiode voor de programmatie of bij herstructurering.

Voor type 5 geldt als telperiode voor de rationalisatie de periode van twaalf maanden voorafgaand aan de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar.

1.4. Principes bij het tellen van de regelmatige leerlingen

1.4.1. Algemeen

De leerlingen die voor de telling in aanmerking komen zijn de regelmatige leerlingen die op/tijdens de teldag/telperiode zijn ingeschreven.

Voor het begrip regelmatige leerling zie omzendbrief BaO/2005/10: "Personeelsformatie scholen in het buitengewoon basisonderwijs".

In scholen met verschillende onderwijsniveaus worden de leerlingen van het kleuteronderwijs en van het lager onderwijs per type samengeteld.

Bij het oprichten van een school worden gedurende de programmatieperiode alle leerlingen op schoolniveau samengeteld, ongeacht de vestigingsplaats waar de leerlingen zich bevinden.

In scholen met verschillende vestigingsplaatsen worden de leerlingen van de vestigingsplaatsen op twee kilometer of meer van elkaar afzonderlijk geteld voor de rationalisatienorm van deze vestigingsplaatsen. Voor de rationalisatienorm van de school worden de leerlingen van alle vestigingsplaatsen samengeteld.

In scholen met twee taalafdelingen worden de leerlingen van beide taalafdelingen samengeteld voor het behoud van de financiering of subsidiëring van de school.

De leerlingen van elke taalafdeling worden bovendien afzonderlijk geteld voor het behoud van de financiering of subsidiëring van de afdeling.

1.4.2. Type 5

Voor type 5-scholen geldt dat de rationalisatienorm enkel op schoolniveau moet behaald worden, dit betekent dat het bereiken van de rationalisatienorm per vestigingsplaats niet langer een voorwaarde is om aan de rationalisatie te voldoen.

• Het gemiddeld aantal regelmatige leerlingen wordt tijdens de telperiode als volgt berekend: iedere dag wordt het aantal regelmatige leerlingen genoteerd;
• de som van het dagelijks aantal regelmatige leerlingen per maand wordt gedeeld door het aantal klassendagen van deze maand. Dit geeft het maandgemiddelde. De deling gebeurt tot op één honderdste;
• om het jaargemiddelde te bekomen wordt de som van de maandgemiddelden gedeeld door 10.

De gemiddelde aanwezigheid wordt naar beneden afgerond.

2. Programmatie van scholen

2.1. Algemeen

Een nieuwe school die gefinancierd of gesubsidieerd wil worden moet voldoen aan de erkenningsvoorwaarden. Deze voorwaarden zijn vermeld in de omzendbrief BaO/97/3: "Erkenning, financiering en subsidiëring".

Een nieuwe school voor buitengewoon basisonderwijs kan op 1 september in de financierings- of subsidieregeling worden opgenomen indien de school op de eerste schooldag van oktober van het oprichtingsjaar voldoet aan elk van de volgende voorwaarden:

• ten minste twee types organiseren, zie ook punt 2.2 en 2.3 en 5.8.1;
• voor elk type afzonderlijk de programmatienorm bereiken;
• voor alle georganiseerde types samen de programmatie(school)norm bereiken.

Om verder gefinancierd of gesubsidieerd te blijven moet de nieuwe school het tweede en het derde bestaansjaar op de eerste schooldag van oktober de programmatienorm bereiken:

• voor de totale schoolbevolking;
• en voor elk type afzonderlijk.

In afwijking van de voorwaarde dat bij de programmatie van een nieuwe school voor buitengewoon basisonderwijs ten minste twee types georganiseerd moeten worden, kunnen schoolbesturen vanaf 1 september 2022 een programmatieaanvraag indienen bij het Agentschap voor Onderwijsdiensten (uiterlijk tegen 30 november) om vanaf 1 september daaropvolgend een school voor buitengewoon basisonderwijs te programmeren met slechts 1 type.

Daarvoor moet voldaan worden aan de volgende voorwaarden:

1° als de programmatie van de nieuwe school voor buitengewoon basisonderwijs betrekking heeft op type 2 of type 3 dan kan dit alleen in regio’s waar er zich aantoonbaar een capaciteitstekort stelt voor leerlingen met een IAC-verslag voor type 2 of type 3. Het schoolbestuur zal het capaciteitstekort moeten motiveren in het oprichtingsdossier (zie punt 5.8.1.1.);

2° als de programmatie van de nieuwe school voor buitengewoon basisonderwijs betrekking heeft op een ander type dan type 2 of type 3 (type 5 uitgezonderd) dan kan dit alleen:

• in regio’s waar er zich aantoonbaar een capaciteitstekort stelt voor leerlingen met een IAC-verslag voor die types;
• wanneer er geen aanbod voor deze types is binnen een straal van 25 km rond het adres van de op te richten nieuwe school voor buitengewoon basisonderwijs;
• en wanneer kan worden aangetoond dat het capaciteitstekort niet kan worden opgelost met de oprichting van een nieuwe vestigingsplaats van een bestaande school. Ook in dit geval moet het schoolbestuur het capaciteitstekort motiveren in het oprichtingsdossier (zie punt 5.8.1.1.).

Voor de toepassing van de normen die vermeld worden in tabel 1 geldt in geval van programmatie van een school voor buitengewoon onderwijs met 1 type dat tijdens de programmatieperiode van 3 schooljaren telkens de norm van het type bereikt moet worden zoals vereist voor de norm van de school. M.a.w. wanneer een school voor buitengewoon onderwijs met alleen type 2 wordt opgericht is de norm voor het eerste bestaansjaar 21 leerlingen en niet 16 leerlingen. In het tweede bestaansjaar is de norm 24, in het derde bestaansjaar 26.

De normen die moeten worden toegepast tijdens het oprichtingsjaar, het tweede en derde bestaansjaar, zijn opgenomen in tabel 1:

Tabel 1: programmatienormen nieuwe scholen

Met "norm voor de school" wordt de som bedoeld van de normen voor de types die in de school worden georganiseerd.

Wanneer niet voldaan is aan de bovenstaande voorwaarden, wordt de school vanaf 1 september van het lopende schooljaar niet meer gefinancierd of gesubsidieerd.

Voorbeeld:

Een nieuwe school in een gemeente met meer dan 75 inwoners per km² programmeert type 2 en 3.

De normen voor het eerste bestaansjaar zijn:

- ten minste 56 leerlingen in de school (de som van 28 en 28);

- ten minste 21 leerlingen in type 2 en 21 leerlingen in type 3.

Het tweede bestaansjaar zijn de normen:

- ten minste 64 leerlingen in de school (de som van 32 en 32);

- ten minste 21 leerlingen in type 2 en 21 leerlingen in type 3.

Het derde bestaansjaar zijn de normen:

- ten minste 70 leerlingen in de school (de som van 35 en 35);

- ten minste 21 leerlingen in type 2 en 21 leerlingen in type 3.

2.2. Programmatie van de eerste school voor buitengewoon basisonderwijs binnen een groep binnen een provincie

Met groep (artikel 3,21° van het decreet) wordt de indeling van de scholen voor buitengewoon basisonderwijs bedoeld naargelang ze behoren tot het Gemeenschapsonderwijs, het gesubsidieerd officieel onderwijs, het gesubsidieerd vrij onderwijs naargelang de erkende godsdiensten of het gesubsidieerd vrij niet-confessioneel onderwijs.

Wanneer er binnen een provincie van een bepaalde groep geen BO-school is, kan een eerste school in die provincie worden opgericht waarbij er voor deze school specifieke programmatienormen zullen gelden.

Het eerste bestaansjaar wordt de school gefinancierd of gesubsidieerd indien ze op de eerste schooldag van oktober, ongeacht het aantal aangeboden types (kan ook 1 type zijn), de programmatienorm van 16 leerlingen bereikt.

Deze programmatienorm geldt voor de school als geheel en op voorwaarde dat ze gelegen is in een gemeente met 75 of meer inwoners/km².

Is de school gelegen in een gemeente met minder dan 75 inwoners/km² dan moet de programmatienorm van 15 leerlingen bereikt worden.

Tijdens het tweede en derde bestaansjaar blijven bovenvermelde normen bestaan. Daarenboven moet per type de programmatienorm bereikt worden zoals aangegeven in onderstaande tabel 2:

2.3. Programmatie van een type 5-school

Een school voor type 5 kan slechts worden geprogrammeerd aan een door de regering aangeduide medische instelling.

De programmatie kán met ingang van 1 september als de gemiddelde aanwezigheid van de regelmatige leerlingen gedurende de maand september van het oprichtingsjaar voldoet aan de programmatienorm (zie tabel 3).

Voor het tweede en derde bestaansjaar wordt de gemiddelde aanwezigheid van de regelmatige leerlingen gedurende de maand september van het tweede en derde bestaansjaar vergeleken met de normen zoals vermeld in tabel 3.

Tabel 3: programmatienormen nieuwe scholen type 5

2.4. De effectieve start van een nieuwe school voor buitengewoon basisonderwijs een jaar uitstellen

Een schoolbestuur dat van de Vlaamse Regering een goedkeuring kreeg voor de programmatie van een nieuwe school voor buitengewoon basisonderwijs met het oog op de start op 1 september volgend op de goedkeuring, mag zonder opnieuw een aanvraag te doen en een goedkeuring te bekomen van de Vlaamse Regering de effectieve start met een schooljaar uitstellen.

Als het schoolbestuur er voor kiest om onmiddellijk te starten met het nieuwe aanbod maar de school bereikt de programmatienorm niet in het eerste jaar van oprichting, dan mag ze het aanbod in dat eerste jaar toch verder organiseren met minder leerlingen dan vereist. De school moet dan vanaf de eerste schooldag van oktober van het daaropvolgende schooljaar en de twee daarop volgende schooljaren de programmatienormen voor dat nieuwe aanbod bereiken op de eerste schooldag van oktober.

3. Rationalisatie

3.1. Algemeen

Om na het derde bestaansjaar nog gefinancierd of gesubsidieerd te blijven moet de school in zijn geheel én elk georganiseerd type in een vestigingsplaats op de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar de rationalisatienormen in tabel 4 bereiken:

Tabel 4: Rationalisatienormen voor bestaande scholen

Scholen zijn niet (meer) verplicht om een nieuw type eerst in de administratieve vestigingsplaats op te richten (zie 5.6.1). Dit heeft als gevolg dat in de administratieve vestigingsplaats mogelijks niet alle types van de school aanwezig zijn.

3.2. in een eerste school voor buitengewoon onderwijs binnen een groep binnen een provincie (zie punt 2.2)

Om na het derde bestaansjaar nog gefinancierd of gesubsidieerd te blijven moet de school in zijn geheel én elk georganiseerd type in de vestigingsplaats op de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar de rationalisatienormen in onderstaande tabel 5 bereiken:

4. Behoud

Behoudsnormen zijn gunstige rationalisatienormen die de school in bepaalde situaties mag hanteren.

Indien een bepaald type in de school deze behoudsnormen niet bereikt kan er gebruik gemaakt worden van het genadejaar (zie punt 6).

4.1. Algemeen

Een gefinancierde of gesubsidieerde school voor buitengewoon onderwijs die twee of meer types organiseert, of in geval een school met 1 type werd opgericht omwille van capaciteitstekort, kan deze types behouden als de school als geheel op de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar de rationalisatienormen bereikt en elk type afzonderlijk in minstens één vestigingsplaats op dezelfde teldag de behoudsnorm in tabel 6 bereikt:

Tabel 6: Behoudsnormen voor types

4.2. Types 2 en 4

Een school die tegelijk type 2 en 4 organiseert kan gefinancierd of gesubsidieerd blijven indien op de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar volgende normen zijn bereikt:

Tabel 7: Types 2 en 4

4.3. Type 5

Scholen voor type 5 met twee taalafdelingen of waar de onderwijstaal niet deze is van het taalgebied, kunnen gefinancierd of gesubsidieerd blijven als per school en/of per taalafdeling de gemiddelde aanwezigheid van de regelmatige leerlingen tijdens de periode van 12 maanden voorafgaand aan de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar de norm van 6 leerlingen bereikt.

4.4. Behoud als type van vrije keuze

Indien voor een bepaald type in een bepaalde provincie en per groep (artikel 3,21° van het decreet) geen enkele school de rationalisatienorm of behoudsnorm bereikt, kan met uitzondering van type 5, een school van deze groep dat type in die provincie behouden in één vestigingsplaats.

Het behoud als type van vrije keuze staat los van het ontstaan van dat type, het type hoeft niet opgericht te zijn geweest als type van vrije keuze.

5. Herstructureren

5.1. Algemeen: definitie

In het buitengewoon basisonderwijs betekent herstructureren:

1. Het oprichten/ afschaffen van een vestigingsplaats.

2. Het oprichten/ afschaffen van een onderwijsniveau in een school.

3. Het oprichten/ omvormen/ afschaffen van een type in een school.

4. Een afsplitsing van leerlingengroepen naar één of meerdere scholen.

Opgelet :
Volgende situaties worden niet als een herstructurering beschouwd:

1. De school stopt in een vestigingsplaats met een bepaald type of niveau (kleuter of lager), maar dit type of niveau blijft binnen de school wel behouden.

2. De school start in een vestigingsplaats met een bepaald type of niveau (kleuter of lager) dat daar tijdens het voorgaande schooljaar niet aangeboden werd, maar wel al bestaat binnen de school.

3. Het verhuizen van een volledige school of een volledige vestigingsplaats (zie punt 5.6.3.)

4. Een fusie van twee of meer scholen zolang deze niet gepaard gaat met een vorm van herstructurering (zie punt 7).

5.2. Wanneer heeft een herstructurering uitwerking?

Een herstructurering heeft altijd uitwerking op 1 september. Als een school één van bovenvermelde herstructureringen doorvoert ná 1 september heeft deze herstructurering pas uitwerking op 1 september van het volgende schooljaar.

5.3. Vanaf wanneer kan een school herstructureren?

Een BuO-school kan herstructureren vanaf het tweede jaar dat ze in de financierings- of subsidiëringsregeling is opgenomen; dit betekent dat de school vestigingsplaatsen/niveaus/types kan oprichten tijdens de programmatieperiode, op voorwaarde dat de school het voorafgaande schooljaar voldeed aan de programmatienormen, opgenomen in tabel 1.

Opmerking: tijdens de programmatieperiode kunnen er geen types omgevormd worden.

5.4. Welke normen gelden er bij herstructurering tijdens de programmatieperiode?

Bij een herstructurering in de loop van de programmatieperiode wordt er op de eerste schooldag van oktober van het lopende schooljaar geteld en worden de programmatienormen gehanteerd.

Zie tabel 1.

5.5. Welke normen gelden er bij herstructurering tijdens de rationalisatieperiode?

Bij een herstructurering in de loop van de rationalisatieperiode wordt er voor de rationalisatie geteld op de eerste schooldag van oktober van het lopende schooljaar en worden de rationalisatienormen gehanteerd.

Zie tabel 4 (of 5).

De school kan eventueel ook gebruik maken van het "genadejaar" (zie punt 6).

5.6. Oprichting van vestigingsplaatsen

5.6.1. Vestigingsplaatsen

Elke gefinancierde of gesubsidieerde school voor buitengewoon basisonderwijs die op de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar voldoet aan de rationalisatienormen mag op 1 september:

• binnen een afstand ^{7  8} van minder dan twee kilometer van de administratieve vestigingsplaats een of meer vestigingsplaats(en) oprichten. Er worden voor deze vestigingsplaatsen geen afzonderlijke normen voorzien;
• op een afstand van twee kilometer en meer van de administratieve vestigingsplaats een of meer vestigingsplaats(en) oprichten. De school en elk type in de school en elk type in de vestigingsplaatsen van de school moeten op de eerste schooldag van oktober van het oprichtingsjaar van de nieuwe vestigingsplaats de rationalisatienormen bereiken, opgenomen in tabel 4.

De nieuwe vestigingsplaats moet binnen dezelfde of aangrenzende gemeente gelegen zijn. Voor scholen van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest moet de nieuwe vestigingsplaats gelegen zijn binnen het Brussels Hoofdstedelijk Gewest. De regering kan afwijkingen verlenen.

Een school voor buitengewoon basisonderwijs kan wel een vestigingsplaats oprichten op de campus van een school voor gewoon basisonderwijs, met name in eenzelfde of aangrenzend kadastraal perceel van een school of vestigingsplaats gewoon basisonderwijs, die niet in dezelfde of aangrenzende gemeente ligt van de administratieve vestigingsplaats van de school voor buitengewoon basisonderwijs.

In de nieuwe vestigingsplaats kunnen ook nieuwe types geprogrammeerd worden (behalve type 5), die nog niet door de school aangeboden werden.

Voor een bijkomende vestigingsplaats in type 5, die geen aparte normen heeft, is een beslissing van de Vlaamse regering vereist.

5.6.2. Situaties die niet worden beschouwd als oprichting van een nieuwe vestigingsplaats

5.6.2.1. Tijdelijk onderbrengen van leerlingen - Tijdelijke vestigingsplaats

Omwille van uitzonderlijke omstandigheden van tijdelijke aard (vb. verbouwingswerken) kunnen leerlingen tijdelijk buiten de oorspronkelijke vestigingsplaats(en) ondergebracht worden.

Deze tijdelijke huisvesting is beperkt in de tijd en kan nooit aanleiding geven om de locatie als een definitieve vestigingsplaats te beschouwen. Dit heeft géén effect op de teldag, het gaat hier immers niet om de oprichting van een nieuwe vestigingsplaats.

De ingebruikname van een tijdelijke vestigingsplaats moet bij AGODI worden gemeld uiterlijk op het tijdstip van de ingebruikname. De melding gebeurt daarnaast jaarlijks bij de aanvang van elk schooljaar zolang als de tijdelijke vestigingsplaats in gebruik wordt genomen. De melding gebeurt bij het schoolbeheerteam a.d.h.v. een meldingsformulier dat u vindt als bijlage 2 van deze omzendbrief.

Wanneer u het instellingsnummer van de school in het formulier invult, verschijnen de andere gegevens van de school automatisch, net als de contactgegevens van het schoolbeheerteam bovenaan het formulier. Neem contact op met uw dossierbehandelaar van het schoolbeheerteam als deze gegevens niet meer correct zijn.

Bezorg ons het formulier via Mijn Onderwijs. De volledige werkwijze staat beschreven in de rubriek "Hoe en aan wie bezorgt u het formulier?" onderaan het formulier.

De onderwijsinspectie doet geen apart controlebezoek meer voor deze tijdelijke locatie. De controle hiervan wordt mee opgenomen in de doorlichtingsbezoeken.

5.6.2.2. Verhuizing

Een school of vestigingsplaats kan definitief van adres wijzigen d.w.z. alle leerlingen verhuizen op hetzelfde moment naar het nieuwe adres.

De verhuizing van een volledige school of een volledige vestigingsplaats is geen herstructurering.

Indien maar een deel van de leerlingen overgebracht wordt naar de nieuwe locatie heeft men te maken met de oprichting van een vestigingsplaats, dit is een herstructurering.

Met nieuwe locatie wordt bedoeld: een plaats waar de school nog geen vestigingsplaats heeft.

De ingebruikname van gebouwen op een nieuwe locatie naar aanleiding van de verhuizing van (een deel van) de school moet bij AGODI worden gemeld uiterlijk op het tijdstip van de ingebruikname. De melding gebeurt bij het schoolbeheerteam a.d.h.v. een meldingsformulier dat u vindt als bijlage 4 van deze omzendbrief.

Wanneer u het instellingsnummer van de school in het formulier invult, verschijnen de andere gegevens van de school automatisch, net als de contactgegevens van het schoolbeheerteam bovenaan het formulier. Neem contact op met uw dossierbehandelaar van het schoolbeheerteam als deze gegevens niet meer correct zijn.

Voor de melding van een verhuizing vult u het formulier in vanaf punt 14.

Bezorg ons het formulier via Mijn Onderwijs. De volledige werkwijze staat beschreven in de rubriek "Hoe en aan wie bezorgt u het formulier?" onderaan het formulier.

De onderwijsinspectie doet geen apart controlebezoek meer voor een verhuizing van (een deel van) de school. De controle hiervan wordt mee opgenomen in de doorlichtingsbezoeken.

5.7. Oprichting van een niveau

Een school voor buitengewoon onderwijs die enkel kleuteronderwijs óf lager onderwijs organiseert, kan een basisschool worden indien de rationalisatienorm voor de school als geheel én voor elk type in administratieve en andere vestigingsplaats(en)wordt bereikt op de eerste schooldag van oktober van het schooljaar waarin het bijkomende niveau wordt opgericht (zie tabel 4 of 5). 

Een school kan vanaf het tweede jaar van de programmatieperiode een niveau oprichten op voorwaarde dat de school het voorgaande schooljaar voldeed aan de programmatienormen. Als er een niveau wordt opgericht gelden de programmatienormen (zie tabel 1).

5.8. Oprichting van een type

5.8.1. Algemeen

Om een type te kunnen oprichten moet er een oprichtingsdossier worden ingediend en de oprichting moet goedgekeurd worden door de Vlaamse Regering.

Met uitzondering van de scholen voor type 5, kan een school voor buitengewoon onderwijs die op de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar voldoet aan de rationalisatienormen, op 1 september een nieuw type oprichten, met uitzondering van type 5. De school, elk type in de school en elk type in de vestigingsplaatsen van de school bereiken daarvoor op de eerste schooldag van oktober van het oprichtingsjaar van het nieuwe type de rationalisatienormen opgenomen in tabel 4.

Een schoolbestuur dat van de Vlaamse Regering de goedkeuring kreeg om een nieuw type (al dan niet van vrije keuze) op te richten, kan er voor kiezen om de oprichting met een schooljaar uit te stellen. De school moet, in geval van uitstel, niet in het jaar volgend op de goedkeuring door de Vlaamse Regering maar op de eerste schooldag van oktober van het daaropvolgende schooljaar aan de rationalisatienormen voldoen.

Bij uitstel is het niet de bedoeling dat scholen op 1 september volgend op de goedkeuring door de Vlaamse Regering het nieuwe type oprichten en later, wanneer ze op de eerste schooldag van oktober van dat eerste jaar de vereiste norm niet halen, alsnog beslissen om de oprichting met een schooljaar uit te stellen.

Het schoolbestuur moet niet opnieuw een oprichtingsdossier indienen of een nieuwe goedkeuring krijgen van de Vlaamse Regering om na het uitsteljaar met het nieuwe type van start te gaan.

5.8.1.1. Modaliteiten bij het indienen van een oprichtingsdossier

• voor de oprichting van één of meerdere types dient het schoolbestuur na overleg binnen de schoolraad en na onderhandeling in het lokaal comité, een oprichtingsdossier in. Dit dossier bevat:
• de identificatiegegevens van het schoolbestuur en de school;
• het schooljaar waarop de aanvraag betrekking heeft;
• het type, het onderwijsniveau en de vestigingsplaats(en) waarop de aanvraag betrekking heeft;
• de motivering van de aanvraag met ten minste de volgende elementen:
• een omgevingsanalyse waarbij de noodzaak, de doelmatigheid en de leefbaarheid, met inbegrip van een realistische inschatting van het potentiële aantal leerlingen die, naargelang het te programmeren aanbod, voldoen aan de criteria die vermeld staan in artikel 10 van het decreet basisonderwijs. Bij de omgevingsanalyse wordt in de mate van het mogelijke ook rekening gehouden met het lokale aanbod (voor oprichting type van vrije keuze zie punt 5.8.3.)
• bij de omgevingsanalyse worden de aangepaste begeleidingsmogelijkheden met inbegrip van schoolexterne begeleidingsmogelijkheden voor de betreffende populatie van het nieuwe type beschreven. Als dat niet relevant is, moet dit gemotiveerd worden (voor oprichting type van vrije keuze zie punt 5.8.2.);
• het schoolbestuur toont in het dossier ook aan dat de school beschikt over de vereiste infrastructurele en materiële voorzieningen o.a. op het gebied van toegankelijkheid en hulpmiddelen die nodig zijn voor de doelgroep van het nieuwe type;
• tenslotte moet het dossier ook weergeven wat de reeds bestaande expertise is of welke inspanningen rond professionalisering van het team voorzien worden met betrekking tot de populatie van het nieuwe type;
• Bewijsstukken, in elk geval worden de volgende toegevoegd:
• het protocol van de onderhandelingen in het lokaal comité of de verklaring dat er geen lokaal comité is;
• het verslag van het overleg binnen de schoolraad.

Als bijlage 3 bij deze omzendbrief gaat het formulier dat gebruikt moet worden om het oprichtingsdossier in te dienen. Het is van belang dat op dit formulier de essentiële informatie die het oprichtingsdossier onderbouwt, wordt opgenomen. Bijkomende informatie kan in bijlage worden gevoegd.

Het oprichtingsdossier moet uiterlijk op 30 november van het voorafgaande schooljaar, op elektronische wijze en afzonderlijk per type, ingediend worden bij AGODI. De contactgegevens voor het verzenden van het oprichtingsdossier staan op het formulier.

Het oprichtingsdossier zal voor administratief-technisch en inhoudelijk advies voorgelegd worden aan de Vlaamse Onderwijsraad, AGODI en de Onderwijsinspectie.

Een nieuw type kan pas opgericht worden na een gunstige beslissing van de Vlaamse Regering. Ze zal bij haar beoordeling van de ontvankelijke dossiers ten minste rekening houden met de volgende criteria:

1° worden in het programmatievoorstel de noodzaak, de doelmatigheid en de leefbaarheid, met inbegrip van een realistische inschatting van het potentiële aantal leerlingen die, naargelang het te programmeren aanbod, voldoen aan de criteria, vermeld in artikel 10 van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, afdoende gemotiveerd in een omgevingsanalyse, waarbij in de mate van het mogelijke ook rekening gehouden wordt met het lokale aanbod;

2° wordt, in relatie tot het reeds bestaande aanbod van het type of programmatieaanvragen van andere scholen voor hetzelfde type buitengewoon onderwijs, een redelijke spreiding beoogd, rekening houdend met de groep, vermeld in artikel 3, 21°, van het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997, met de wetenschappelijk te verwachten prevalentie en met het oog op een optimale organisatie van het leerlingenvervoer;

3° worden de aangepaste en schoolexterne begeleidingsmogelijkheden voor de te programmeren doelgroep in kaart gebracht, en als dat niet het geval is, wordt dat dan afdoende gemotiveerd;

4° beschikt de school over de nodige expertise voor het bijkomende type waarop de programmatieaanvraag betrekking heeft;

5° zijn er recent inspanningen geleverd om het personeel te professionaliseren voor het nieuwe type of zijn dergelijke inspanningen gepland;

6° heeft de school de vereiste infrastructurele en materiële voorzieningen op het gebied van toegankelijkheid en hulpmiddelen voor het type dat ze wil programmeren;

7° heeft de oprichting betrekking op het niveau basisonderwijs of op het niveau kleuteronderwijs of lager onderwijs afzonderlijk;

8° werd er onderhandeld met het lokaal onderhandelingscomité en wat is de inhoud van het protocol (of de verklaring dat er geen lokaal comité is) en is er overleg gepleegd met de schoolraad en wat is het resultaat van het overleg.

Opgelet: Als de oprichting van het nieuwe type samengaat met de oprichting van een nieuwe vestigingsplaats, niveau of een nieuwe school, moeten ook de voorwaarden daarvoor vervuld zijn, zie punt 8 van deze omzendbrief.

De oprichting van een vestigingsplaats of niveau moet u ten laatste op 1 mei melden aan AGODI (zie punt 8). De aanvraag tot erkenning (en financiering of subsidiëring) moet uiterlijk op 1 april ingediend worden, zie hiervoor de omzendbrief BaO/97/3 "Erkenning, financiering en subsidiëring van scholen".

5.8.2. Oprichting van een nieuw type in een bestaande school en voldoen aan de normen

De wijze waarop een school die een type opricht moet voldoen aan de rationalisatienormen, wordt toegelicht aan de hand van een voorbeeld.

Oprichting type 3

Voor een basisschool met 1 administratieve vestigingsplaats geldt de norm van 14 leerlingen op 1 oktober 2015.

Een basisschool met meerdere vestigingsplaatsen die in elk van deze vestigingsplaatsen type 3 wil oprichten, moet op 1 oktober 2015 in één van die vestigingsplaatsen de norm van 14 leerlingen halen.

Wordt de norm van 14 niet gehaald dan kunnen er zich twee situaties voordoen:

De school maakt gebruik van een genadejaar en moet op de eerst volgende teldag de rationalisatienorm of eventueel de behoudsnorm voor type 3 halen (9 leerlingen). Dit is de norm waaraan in die vestigingsplaats voldaan moet zijn.

Het type 3 is een type van “vrije keuze” en dan zijn er geen specifieke normen te halen. Het aanbod kan blijven bestaan.

Daarbij moet in alle vestigingsplaatsen op > 2 km van die vestigingsplaats de norm van 7 leerlingen type 3 gehaald worden.

5.8.3. Oprichting van types van vrije keuze

De omgevingsanalyse en het beschrijven van de begeleidingsmogelijkheden is niet vereist wanneer het gaat over de oprichting van een type van vrije keuze. In dit geval wordt het oprichtingsdossier niet voor advies voorgelegd aan de Vlaamse Onderwijsraad. AGODI en de Onderwijsinspectie brengen wel een advies uit.

5.8.4. Oprichten van types van vrije keuze in een eerste school voor buitengewoon onderwijs binnen een groep

In een eerste school voor buitengewoon basisonderwijs binnen een groep (zie 2.1.2.) die voldoet aan de rationalisatienormen (zie tabel 5) kunnen per 1 september "types van vrije keuze" worden gefinancierd of gesubsidieerd, indien het type binnen de provincie⁹ niet wordt georganiseerd in een school van dezelfde groep (artikel 3,21° van het decreet).

De types die op deze wijze worden opgericht moeten op de eerste schooldag van oktober van het oprichtingsjaar en van het daarop volgende schooljaar voldoen aan de normen zoals aangegeven in onderstaande tabel 8:

5.9. Omvorming van een type

Een school voor buitengewoon onderwijs, behalve voor type 5, die op de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar voldoet aan de rationalisatienormen, kan op 1 september een bestaand type omvormen tot een ander type (type 5 uitgezonderd), op voorwaarde dat:

• het type dat wordt omgevormd jaar na jaar wordt opgeheven in alle vestigingsplaatsen;
• het nieuwe type op de eerste schooldag van oktober van het schooljaar waarin de omvorming ingaat de rationalisatienorm bereikt;
• vanaf de omvorming, geen nieuwe leerlingen meer worden ingeschreven in het type dat wordt omgevormd;
• slechts één type tegelijkertijd wordt omgevormd.
• het betrokken type niet als type van vrije keuze werd opgericht.

Opmerking:

Tijdens de periode van programmatie kunnen geen types worden omgevormd.

In geval van de oprichting van een type door omvorming zijn de voorwaarden van indienen van een oprichtingsdossier en de goedkeuring door de Vlaamse Regering van toepassing, zoals beschreven in punt 5.8.1.1.

De leerlingen van het type dat wordt opgeheven komen niet in aanmerking voor de rationalisatie.

6. Het "genadejaar"

6.1. Werkwijze

De financier- of subsidieerbaarheid komt pas in het gedrang als er zich drie opeenvolgende teldagen problemen voordoen.

Scholen die op een teldag niet voldoen aan de rationalisatienormen/behoudsnormen blijven toch nog gefinancierd of gesubsidieerd op voorwaarde dat op de vorige of de daar aan voorafgaande teldag (telperiode):

1° de school in haar geheel voldeed aan de rationalisatienormen;

2° elk structuuronderdeel van de school voldeed aan de geldende rationalisatienormen/behoudsnormen. Bij een herstructurering wordt alleen gekeken naar de niveaus, vestigingsplaatsen en types die tijdens het lopende schooljaar nog deel uit maken van de school.

De vorige teldag is voor scholen die, omwille van een herstructurering, tellen op de eerste schooldag van oktober van het lopende schooljaar steeds de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar. De daar aan voorafgaande teldag is dan ofwel de eerste schooldag van oktober die daar aan voorafgaat ofwel de eerste schooldag van februari van het daar aan voorafgaande schooljaar, naargelang of er in dat schooljaar ook nog een herstructurering plaatsvond of niet.

Voorbeeld:

Een school heeft als teldag de eerste schooldag van februari van 2019, namelijk 1/2/2019. Een van de drie types in een vestigingsplaats van de school (VP. A) voldoet op deze teldag niet aan de rationalisatienorm.

Wat gebeurt er dan? Er wordt gekeken naar de vorige teldag en mogelijk ook naar de daar aan voorafgaande teldag.

Er zijn hier twee mogelijkheden:

Mogelijkheid 1:

De vorige teldag was de eerste schooldag van oktober van het lopende schooljaar, nl. 1/10/2018 (als de school in herstructurering was).

Als de school in haar geheel en alle structuuronderdelen van de school op 1/10/2018 aan de rationalisatienormen voldeden dan is het type dat de norm niet haalt op 1/2/2019 financierbaar of subsidieerbaar voor het schooljaar 2019-2020.

Als een structuuronderdeel of de school zelf op 1/10/2018 niet voldeed aan de rationalisatienormen wordt verder gekeken naar de daar aan voorafgaande teldag, namelijk 1/2/2018. Als een structuuronderdeel of de school zelf ook op 1/2/2018 niet voldeed aan de rationalisatienormen, dan is het type dat de norm niet haalt op 1/2/2019 niet financierbaar of subsidieerbaar voor het schooljaar 2019-2020.

Mogelijkheid 2:

De vorige teldag was de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar, nl. 1/2/2018.

Als de school in haar geheel en alle structuuronderdelen van de school op 1/2/2018 aan de rationalisatienormen voldeden dan is het type dat de norm niet haalt op 1/2/2019 financierbaar of subsidieerbaar voor het schooljaar 2019-2020.

Als een structuuronderdeel of de school zelf op 1/2/2018 niet voldeed aan de rationalisatienormen wordt verder gekeken naar de daar aan voorafgaande teldag, namelijk 1/2/2017 (of de eerste schooldag van oktober 2017 indien de school toen in herstructurering was). Als een structuuronderdeel of de school zelf ook op 1/2/2017 (of op 2/10/17) niet voldeed aan de rationalisatienormen, dan is het type dat de norm niet haalt op 1/2/2019 niet financierbaar of subsidieerbaar voor het schooljaar 2019-2020.

Wat zijn de teldagen voor een school:
-De eerste schooldag van februari is altijd een teldag (ook al heeft de school zelf niet geteld)
-De eerste schooldag van oktober is voor een school enkel een teldag als de school effectief geteld heeft.

6.2. Automatisme: planlastvermindering en rechtszekerheid

De scholen moeten geen aanvraag indienen om beroep te doen op het "genadejaar". Het is een ingebouwde rechtszekerheid voor de scholen, een automatisme dat de administratieve lasten verlaagt.

Door de automatische toepassing komt de financierbaarheid of subsidieerbaarheid van de school niet onmiddellijk in het gedrang. Zo vermijdt men op korte termijn problemen op personeelsvlak met alle nefaste organisatorische en financiële gevolgen van dien.

6.3. Wat met de programmatienormen?

Er is geen genadejaar bij het niet behalen van de programmatienormen.

Via de programmatienormen wordt er gezorgd dat een school voldoende leerlingen telt om levensvatbaar te zijn.

Met de eerste schooldag van oktober als teldag wordt aan programmatiescholen de mogelijkheid gegeven geleidelijk aan te groeien en een zeker aantal leerlingen op te bouwen om efficiënt te kunnen functioneren.

7. Fusies

7.1. Wat is een fusie?

Een fusie is een volledige samenvoeging tot één school van twee of meer scholen zoals zij bestonden het vorige schooljaar.

Er bestaan twee fusievormen:

• samenvoeging tot één nieuwe school (onder gezag van één directeur) van twee of meer scholen die gelijktijdig worden afgeschaft;
• samenvoeging tot één school (onder gezag van één directeur) van twee of meer scholen waarbij één van de betrokken scholen blijft bestaan en de andere(n) opslorpt.

7.2. Vanaf wanneer kunnen scholen fusioneren?

Een school kan ten vroegste vanaf het tweede schooljaar dat ze gefinancierd of gesubsidieerd is met één of meer andere scholen fusioneren.

7.3. Wanneer heeft een fusie uitwerking?

Een fusie heeft steeds uitwerking op 1 september.

7.4. Welke normen dient een fusieschool te behalen?

7.4.1. Vrijwillige fusie

In het geval van een vrijwillige fusie dienen de scholen op de eerste schooldag van februari van het voorgaande schooljaar een leerlingenaantal te bereiken dat minstens 15% boven de vereiste rationalisatienorm voor scholen ligt.

Als meer dan twee scholen bij de fusie betrokken zijn, is het toegelaten dat één van die scholen de verhoogde norm (dit is 115 % van de rationalisatienorm) niet bereikt

Ook in het geval van een vrijwillige fusie dient niet meer elk structuuronderdeel aan de normen te voldoen. De voorwaarde is dan wel dat de structuuronderdelen die niet voldoen aan de normen op het moment van de fusie (01/09) gebruik kunnen maken van het "genadejaar" (zie punt 6).

In een school die ontstaan is uit een vrijwillige fusie, eventueel gelijktijdig met een herstructurering, kan een functie van adjunct-directeur gefinancierd of gesubsidieerd worden als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Meer informatie is terug te vinden in de omzendbrief "personeelsformatie scholen in het buitengewoon basisonderwijs".

Scholen die ontstaan zijn uit vrijwillige fusie kunnen gedurende vier schooljaren recht hebben op bijkomende lestijden voor vrijwillige fusie. Meer informatie is terug te vinden in de omzendbrief "personeelsformatie scholen in het buitengewoon basisonderwijs".

7.4.2. Gewone fusie

Een gewone fusie is een fusie waarbij scholen op 1 februari van het voorgaande schooljaar geen 115% van de rationalisatienorm maar wel de vereiste rationalisatienorm halen.

Het is niet nodig dat elke school die betrokken is bij de fusie en/of elk type in vestigingsplaats en/of niveau in de scholen op de eerste schooldag van februari voorafgaand aan de fusie aan de rationalisatienormen voldoen.

De voorwaarde is dan wel dat de structuuronderdelen die niet voldoen aan de normen gebruik kunnen maken van het "genadejaar" (zie punt 6).

8. Melden van fusies en herstructureringen

Het schoolbestuur meldt aan het bevoegde schoolbeheerteam ten laatste op 1 mei van het lopende schooljaar elke structuurwijziging (herstructurering, fusie, vrijwillige fusie) die ze in haar school of vestigingsplaats(en) vanaf het volgende schooljaar doorvoert.

Het meldingsformulier vindt u als bijlage 4 van deze omzendbrief.

Wanneer u het instellingsnummer van de school in het formulier invult, verschijnen de andere gegevens van de school automatisch, net als de contactgegevens van het schoolbeheerteam bovenaan het formulier. Neem contact op met uw dossierbehandelaar van het schoolbeheerteam als deze gegevens niet meer correct zijn.

U vult verder enkel het onderdeel in dat voor uw school van toepassing is.

Oprichting of afschaffing van een vestigingsplaats (punt 2-4)

U vult hier de gegevens in van de nieuwe vestigingsplaats of van de vestigingsplaats die afgeschaft wordt. Wanneer er een nieuwe vestigingsplaats opgericht wordt, duidt u ook aan welk niveau en welke types er ingericht zullen worden.

Wanneer u het instellingsnummer van de school in het formulier invult, verschijnen de andere gegevens van de school automatisch, net als de contactgegevens van het schoolbeheerteam bovenaan het formulier. Neem contact op met uw dossierbehandelaar van het schoolbeheerteam als deze gegevens niet meer correct zijn.

Bezorg ons het formulier via Mijn Onderwijs. De volledige werkwijze staat beschreven in de rubriek "Hoe en aan wie bezorgt u het formulier?" onderaan het formulier.

De onderwijsinspectie doet geen apart controlebezoek meer voor de oprichting van een vestigingsplaats. De controle hiervan wordt mee opgenomen in de doorlichtingsbezoeken.

Oprichting of afschaffing van een niveau (punt 5-8)

U vult hier in of er een niveau wordt opgericht of afgeschaft.

Wanneer er een nieuw niveau wordt opgericht, duidt u aan in welke vestigingsplaats dit gebeurt en welke types zullen worden ingericht.

Oprichting, omvorming of afschaffing van een type (punt 9-10)

U vult hier in of er een type wordt afgeschaft of opgericht of omgevormd.

Voor de oprichting van een nieuw type of de omvorming van een bestaand type naar een nieuw type moet u uiterlijk op 30 november van het voorafgaande schooljaar een oprichtingsdossier indienen. Wij verwijzen hiervoor naar punt 5.8. van deze omzendbrief en het formulier "Aanvraag tot oprichting van een type in het buitengewoon basisonderwijs" in bijlage 3 van deze omzendbrief.

Fusie (punt 11-13)

U vult in welke andere school of scholen betrokken zijn bij de fusie. Als er bij de fusie tegelijkertijd een herstructurering plaatsvindt, duidt u dit hier ook aan.

Bij een fusie tussen scholen van hetzelfde schoolbestuur vult u het formulier slechts één keer in voor alle betrokken scholen samen. U hoeft dit dus niet voor elke school afzonderlijk in te vullen.

Verhuizing of Adreswijziging (punt 14-16)

U duidt aan of de leerlingen al dan niet op dezelfde locatie verblijven. Als de leerlingen in hetzelfde gebouw verblijven, vindt er geen verhuis plaats. Bijvoorbeeld, er wordt een nieuw adresnummer toegekend door de gemeente of er wordt een nieuwe toegangsweg gebruikt voor het gebouw.

Als de leerlingen fysiek verhuizen naar een andere locatie, vindt er wel een verhuis plaats. Bijvoorbeeld, de leerlingen verhuizen naar een gebouw op een ander adres.

U vult het huidige adres van de vestigingsplaats in. U vult vervolgens de nieuwe adresgegevens in van de betrokken vestigingsplaats.

Bezorg ons het formulier via Mijn Onderwijs. De volledige werkwijze staat beschreven in de rubriek "Hoe en aan wie bezorgt u het formulier?" onderaan het formulier.

9. Personeelsgevolgen bij fusies en sommige herstructureringen

In verband met het personeelsbeleid bij fusies en sommige herstructureringen raadpleeg de omzendbrief PERS/2009/03: "Rechten en plichten van personeelsleden bij het overnemen van onderwijsinstellingen, bij de overheveling van een vestigingsplaats of een filiaal naar een instelling van een andere inrichtende macht en bij een samensmelting van filialen tot een nieuwe instelling".

10. Sancties

Naast terugvorderingen van ten onrechte uitbetaalde financiering of subsidiëring kunnen misbruiken bij het tellen van de regelmatige leerlingen voor de rationalisatie-, programmatie- en behoudsnormen die vastgesteld zijn door het AGODI, aanleiding geven tot een sanctie.

De sanctie kan een terugbetaling zijn van of een inhouding op het werkingsbudget ten belope van maximaal 10% van het werkingsbudget toegekend aan de school.

De vaststelling van misbruiken wordt bij aangetekend schrijven meegedeeld aan het betrokken schoolbestuur. De mededeling verwijst naar de mogelijke sanctie.

Binnen een termijn van 30 kalenderdagen na de betekening van het aangetekend schrijven kan het schoolbestuur bij AGODI een verweerschrift indienen. De betekening wordt geacht te gebeuren de derde werkdag na het versturen van het aangetekend schrijven. De herfstvakantie, kerstvakantie, krokusvakantie, paasvakantie en zomervakantie schorten de termijn van 30 kalenderdagen op.

Na ontvangst van het verweerschrift en uiterlijk na 60 kalenderdagen na de betekening van het aangetekend schrijven, legt AGODI eventueel een dossier met een voorstel tot sanctie voor aan de minister.

Binnen een termijn van drie maanden na de betekening van de aangetekende brief, neemt de minister een beslissing omtrent een sanctie. Die beslissing wordt bij aangetekend schrijven meegedeeld aan het betrokken schoolbestuur. Na het verstrijken van de termijn van drie maanden wordt er verondersteld dat er geen sanctie opgelegd wordt.

11. Melden van wijziging van het schoolbestuur

Indien een school van schoolbestuur wijzigt, wordt dit zo vlug mogelijk gemeld aan het bevoegde schoolbeheerteam. Het meldingsformulier vindt u als bijlage 5 van deze omzendbrief.

Bezorg ons het formulier via Mijn Onderwijs. De volledige werkwijze staat beschreven in de rubriek "Hoe en aan wie bezorgt u het formulier?" onderaan het formulier.

Wanneer u het instellingsnummer van de school in het formulier invult, verschijnen de andere gegevens van de school automatisch, net als de contactgegevens van het schoolbeheerteam bovenaan het formulier. Neem contact op met uw dossierbehandelaar van het schoolbeheerteam als deze gegevens niet meer correct zijn.

Indien de overdracht tijdens de loop van het schooljaar plaatsvindt, heeft dit altijd een juridische uitwerking op 1 september van het volgende schooljaar.

Na het invullen tekent zowel de gemandateerde van het overdragende als van het overnemende schoolbestuur.

Wanneer u een nieuw schoolbestuur opricht, meldt u dit ook aan het schoolbeheerteam. U gebruikt hiervoor het meldingsformulier dat u als bijlage 6 van deze omzendbrief vindt.

Mail ons het formulier. De volledige werkwijze staat beschreven in de rubriek "Hoe en aan wie bezorgt u het formulier?" onderaan het formulier.

12. Bijlagen